Kampf gegen die Papierflut - Posteingänge direkt bearbeiten

Um gegen die Papier- und Email-Flut anzukommen, verschaffen Sie sich täglich einen Überblick über Ihren Posteingang. Nehmen Sie sich nach Aufwand ca. 60 Minuten Zeit, um Ihre Post zu organisieren. Hier vier Schritte zur organisierten Bearbeitung Ihrer Post:
  1. Sortieren:
    Sortieren Sie Ihre Posteingänge grob vor, wie Werbung, Rechnungen, Korrespondenz etc. und legen Sie jeweils einen Stapel an.
  2. Kategorisieren:
    Nehmen Sie sich kurz Zeit und kategorisieren Sie die Poststapel mithilfe der Winston-Technik (wegwerfen, delegieren, bearbeiten, ablegen) (Winston-Technik »).
  3. Direkt-Prinzip:
    Aufgaben, für die Sie nicht mehr als drei Minuten brauchen, erledigen Sie sofort! Das sind z.B. schnell zu bearbeitende Terminanfragen oder Korrespondenz bei der Sie die Antwort sofort parat haben.
  4. Terminieren:
    Für Aufgaben, die nicht direkt zu erledigen sind, legen Sie einen Erledigungs-Termin fest. Schaffen Sie sich eine Wiedervorlage an!
Treffen Sie für jede Aufgabe eine klare Entscheidung!
 
TIPP: Organisieren Sie Ihre Emails nach demselben Prinzip. Das heißt:
Welche Emails lassen sich direkt löschen?
Welche Emails können delegieren werden?
Welche Emails können direkt mit einem kurzen Kommentar weiterleitet oder beantwortet werden?
 
Emails die nicht nach dem Direkt-Prinzip zu erledigen sind, verschieben Sie in einen Aufgabenordner oder belassen Sie in Ihrem Posteingangsordner (E-Mails organisieren »).
„So viel wie nötig, aber so einfach wie möglich“