E-Mails effizient schreiben

Machen Sie die Arbeit mit Ihren Emails sich und Ihrem Adressaten leichter und sparen Sie damit erheblich mehr Zeit.
 
1. Email Signatur
 
Mit der Email Signatur können Sie ihre kompletten Adressdaten in wenigen Sekunden weitergeben. Damit erleichtern Sie ihrem Empfänger Sie zu kontaktieren.
Die Email Signatur wird selten genutzt; erleichtert ihnen aber viel Arbeit.
 
TIPP: Verwenden Sie die Signaturfunktion als Dokumentenvorlage. Angebote, Einladungen, Terminvereinbarungen und -bestätigungen oder andere wiederkehrende Emails können Sie als Signatur einfügen und entsprechend anpassen.
 
2. Betreffzeile
 
Bleiben Sie bei der Betreffzeile kurz und prägnant.
 
Benutzen Sie pro Thema eine Email, damit Sie im Nachgang die Konversation nachvollziehen können! Übernehmen Sie hierfür die Betreffzeile und wenn nötig ergänzen Sie diese entsprechend.
 
TIPP: Nutzen Sie, wenn sinnvoll, praktische Kürzel, damit der Empfänger weiß wie er mit den Informationen umzugehen hat (z.B. FYI – for your information).
 
3. Formulierungen
 
Halten Sie ihre Formulierungen so kurz und übersichtlich wie möglich. Nutzen Sie hierfür Absätze, Leerzeilen und Aufzählungen. Dies spart dem Empfänger Zeit und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die wichtigsten Punkte verständlich weitergegeben werden.
 
TIPP: Setzen Sie sich eine bestimmte Frist um ihre Emails zu beantworten. Wenn Sie die Frist nicht einhalten können, teilen Sie das dem Absender mit und setzten sich einen neuen Termin.
 
4. Weiterleiten
 
Leiten Sie Emails nur weiter, wenn der Absender einverstanden ist.
 
Setzen Sie andere Personen nur in Kopie, wenn dies unbedingt notwendig ist. Halten Sie die Zahl der Empfänger so klein wie möglich.
 
TIPP: Teilen Sie anderen mit, wenn Sie nicht in Kopie gesetzt werden wollen und reduzieren Sie damit die Email Flut.
 
5. Anhänge
 
Versenden Sie Dateien im Standardformat (z.B. PDF), damit der Empfänger Sie auch öffnen kann.
 
TIPP: Halten Sie die Anhänge klein und deren Anzahl gering. Komprimieren Sie große Dateien in ZIP-Formate. Somit können Sie sicher sein, dass der Empfänger alle Dateien bekommt und auch auf mobilen Geräten öffnen kann.
 
6. Abwesenheitsmeldung
 
Wenn Sie ihre Emails unterwegs nicht abrufen und beantworten können, nutzen Sie bitte die automatische Abwesenheitsmeldung! Ihre Kunden und Kollegen wissen somit wann Sie wieder erreichbar sind. Wenn es notwendig ist, verweisen Sie, Sie auf einen Kollegen.
 
TIPP: Wenn Sie mit mehreren Leuten an einem Projekt zusammen arbeiten, verwenden Sie Cloud-Lösungen (wie Dropbox, Strato) um Dokumente und Informationen zu teilen. Dadurch hat jeder auf alle Daten Zugriff und die Emails reduzieren sich auf das Wesentliche.
„Das Einfache entsteht selten spontan.“