Ordner übersichtlich gestalten

1. Ordner organisieren
 
Auch Ihre Dokumente benötigen Ihren Platz! Legen Sie sich hierfür eine für Sie sinnvolle Ordnerstruktur an, damit Sie vom Sucher zum Finder werden.
  • Die Ordnerstruktur sollte mit Ihrem Papierablagesystem übereinstimmen.
  • Gestalten Sie die Ordnerstruktur farblich, damit das Ablegen einfacher wird.
  • Geben Sie den Ordnern eine eindeutige Bezeichnung. Achten Sie darauf, dass sich Unterordner auf drei Ebenen beschränken. Es wird sonst unübersichtlich.
Beispiel:
Beispiel-Ordner
2. Dokumentenbeschriftung
 
Die Beschriftung der Dokumente sollte einer einheitlichen Systematik folgen:
 
Datum – Wer – Was, z.B. 2014-04-19 Allgemein Ablagesystematik
 
So finden Sie Dokumente mit der Suchoption leichter. Außerdem werden Ihre Dokumente chronologisch abgelegt.
 
TIPP: Vor dem Anlegen ihrer eigenen Systematik analysieren Sie ihre eigenen Kernaufgaben. Bilden Sie Blöcke (nicht mehr als 10 Hauptblöcke), wie Kunden, Lieferanten, Projekte und Mitarbeiter. Wenn Sie ihre Hauptblöcke gefunden haben, bilden Sie eine Unterstruktur. Diese kann chronologisch oder alphabetisch geordnet sein.
„Das Einfache entsteht selten spontan.“